首先用数据库管理文献只能管理文献的电子文档，纸质等实物文献还是要依赖传统的档案室、图书馆方式管理。
用数据库管理文献首先得将文档电子化，例如对文献拍照、扫描或手工录入成图片、PDF、WORD、EXCEL等格式的电子文档，这是一件繁琐并需要细致校对的工作，没用捷径可走。
数据库管理文献电子文档有两种方式，其一是将电子文档直接以ole文件类型或二进制类型文件存储到数据表里，读取时可直接从数据表中调取; 另一种是将电子文档储存在电脑硬盘里，而将文档存储位置保存在数据表中，读取时通过表中的电子文档存储位置间接调取磁盘中的电子文档。第一种方式调取方便，但是将电子文档存储进数据表比较麻烦，如果是以二进制存储还得编程将电子文档转换为二进制文件，这种方式最大的缺陷是储存的电子文档数量有限，由于每个access 数据库的最大尺寸仅有2G,而电子文档占用的空间通常比较大，随着不断添加数据，数据库的尺寸将会和容易超限。因此，除非是文档很小或添加记录有限，推荐使用第二种即保存文档存储位置的方式来管理文献资料。
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