直接说，这个很简单，打过去说，xx经理（董事），我是xxx，公司组织年会在xxxx时间xxxx地点，邀请您来参加。
应该是直接了当，告诉他哪天哪天参加年会，需要准备些什么资料？比如说讲话或者是其他的一些工作，应该跟他说清楚，让他有准备。
